Как устроена бизнес-карта и зачем она предпринимателю

Бизнес-карта — удобный инструмент для оплаты расходов бизнеса. Она привязывается к расчетному счету индивидуального предпринимателя или юридического лица. Чтобы пользоваться ей, не нужно заводить отдельный счет и переводить на него средства. Рассказываем, для чего пригодится бизнес-карта и как ее открыть.

Как устроена бизнес-карта

Бизнес-карта представляет собой финансовый инструмент для ИП и ООО, с помощью которого можно оплачивать любые бизнес-расходы. Она может быть дебетовой или кредитной. С первой в вашем распоряжении будут средства компании, во втором — деньги банка в пределах кредитного лимита. В статье мы рассмотрим только дебетовые карты.

Также бизнес-карты можно разделить на универсальные и ограниченные. Универсальные могут использоваться для любых целей, а ограниченные — только для покупок в определенных категориях на усмотрение самой компании. Банк выпускает бизнес-карту без ограничений, а уже сам владелец бизнеса или бухгалтер может ограничить ее функционал в случае, если он передает ее сотрудникам. Например, водителям, чтобы сделать ее топливной для оплаты только на АЗС.

Бизнес-карта привязывается к расчетному счету в банке, в котором у вас заключен договор на расчетно-кассовое обслуживание (РКО). Можно выпустить несколько карт и, если нужно, установить на них необходимые лимиты.

С бизнес-картой предпринимателю гораздо удобнее пользоваться РКО. Так, если вы откроете этот продукт в Газпромбанке, то сможете:

• Экономить время, внося и снимая наличные в сети банкоматов Газпромбанка и широкой сети банков-партнеров
• Выпустить карты для своих сотрудников и забыть о выдаче наличных «под отчет»
• Оплачивать расходы компании в любое удобное для вас время, без договоров и комиссий
• Зарабатывать на бизнес-расходах с программой лояльности Travel Business
• Использовать карту для личных покупок, если вы на УСН 6% (подробнее об этом — в следующей главе)
• Управлять картами в онлайн-банке

Бизнес-картой удобно оплачивать расходы: основные (топливо, товары, услуги для бизнеса), командировочные (билеты, трансфер и проживание) и хозяйственные (интернет, связь, расходные материалы и хозтовары).

Как использовать бизнес-карту индивидуальному предпринимателю

Индивидуальный предприниматель вправе использовать бизнес-карту по своему усмотрению, тратя с нее деньги и на личные, и на бизнес-нужды. По закону все средства ИП считаются их собственными. Однако здесь есть важный нюанс.

Учет расходов определяется налоговым режимом, на котором вы ведете бизнес. При УСН «Доходы» по ставке 6% не требуется отчитываться за свои расходы. Вам не нужно будет собирать чеки или другие отчетные документы, в том числе по личным тратам, с бизнес-карты — налоговая служба не будет их требовать.

Однако если вы на УСН «Доходы минус расходы» или Общей системе налогообложения (ОСНО), вам необходимо разделять личные и бизнес-расходы. При этом бизнес-расходы важно подтверждать чеками или выпиской со счета, где видно, куда были потрачены средства. Иначе есть риск, что налоговая служба не позволит отнести потраченные суммы в расходы бизнеса и они не уменьшат налогооблагаемую базу. В таком случае лучше завести для личных расходов отдельные счет и карту.

Как использовать бизнес-карту юрлицу

Общество с ограниченной ответственностью и другие юрлица вправе приобретать с помощью бизнес-карты только товары и услуги для компании. Это закупка товара для перепродажи, оборудование, офисные принадлежности, реклама, юридические консультации, командировочные и представительские расходы. Также ей можно оплачивать налоги, штрафы и пени. Личные траты проводить по бизнес-карте в этом случае нельзя.

Также в соответствии с законом 115-ФЗ есть и другие ограничения. Например, не стоит снимать крупные суммы без согласования с банком — банк может запросить документы в качестве подтверждения, что деньги пошли на нужды бизнеса. Если снять все-таки необходимо, лучше предупредить банк заранее.

Сколько стоит выпустить и обслуживать бизнес-карту

Если вы откроете бизнес-карту в Газпромбанке в дополнение к расчетному счету до 31 декабря 2024 — не нужно будет платить как за выпуск, так и за обслуживание. Вы получите карту платежной системы «Мир» совершенно бесплатно. По карте также действует программа лояльности Travel Business с OneTwoTrip, которая дает возможность оплачивать билеты и отели до 100% баллами.

В других банках, как правило, открытие бизнес-карты платное, как и обслуживание. Условия зависят от конкретного финансового учреждения.

Как открыть бизнес-карту

Оформить бизнес-карту можно дистанционно. В Газпромбанке для этого нужно зарегистрироваться в личном кабинете онлайн-банка «ГПБ Бизнес-Онлайн», подать заявку на открытие счета и карты, а по готовности забрать в удобном для вас отделении банка.

Бизнес-карта — это удобный инструмент для вашей компании. Она поможет предпринимателю оперативно провести бизнес-расходы, легко отслеживать их и сократить время учета для бухгалтера. Карта поможет упростить инкассацию и обезопасит в тех случаях, когда предпринимателю нужно рассчитаться с подрядчиками крупной суммой. Также такой инструмент поможет организовать траты сотрудников — например, на топливо, или избавит от выдачи наличных «под отчет».