Грамотный тайм-менеджмент: как успевать все

Тайм-менеджмент появился еще в Древнем Риме благодаря философу Сенеке. Он советовал записывать свои дела, оценивать потраченное время и анализировать его эффективность. Эти принципы актуальны и сегодня, когда нам нужно оптимизировать свой день и быть продуктивными. Рассказываем, что такое тайм-менеджмент и какие существуют методы, чтобы взять под контроль свое время.

Что такое тайм-менеджмент и откуда он взялся

Тайм-менеджмент — это искусство управления временем. Помогает развить в себе дисциплину и дальновидность, умение планировать и распределять время на работу и отдых.

Тайм-менеджмент связывают с развитием промышленности, когда появилась необходимость управлять сразу сотнями рабочих. Считается, что он зародился из системы организации труда, который придумал американский инженер Фредерик Уинслоу Тейлор. Эта методика сильно повысила производительность труда в начале ХХ века.

Суть системы Фредерика такая: измерить затраты времени на задачу, разделить ее на простые действия, устранить лишнее, изучить и отобрать лучшие методы работы, и обязательно чередовать труд и отдых — все это легло в основу тайм-менеджмента.

Какие есть типы тайм-менеджмента

Иногда можно услышать мнение, что планировать нужно только рабочее время. Но сейчас этот навык полезен во всех сферах жизни. Поэтому выделяют три типа тайм-менеджмента:

Личный

Полезен для достижений собственных целей, подкрепляет мотивацию стать лучше, получать новые знания и навыки. Например, вы хотите упорно изучать новый язык, но не можете выделить ему время в будние дни. Личный тайм-менеджмент поможет составить план и распределить время так, чтобы изучение языка стало приоритетом.

Профессиональный

Помогает организовать рабочее время, чтобы не только быстро, но и качественно выполнить задачи и при этом оставить время на личные дела и отдых. Пригодится фрилансерам, удаленным работникам и тем, у кого ненормированный рабочий день.

Социальный

Нужен для того, чтобы организовать слаженную работу команды. Чаще всего полезен руководителям для управления отношениями в коллективе.

Тайм-менеджмент базируется на «трех китах»: планирование, приоритезация, структурирование. На этих компонентах строятся множество техник по управлению временем. Рассмотрим самые популярные из них.

Как планировать задачи на день

Принцип девяти дел или метод GTD (Getting Things Done)

Его придумал американский бизнес-тренер Крис Бейли. Суть метода в том, чтобы спланировать 9 дел на день: одно основное, три средних и пять мелких.

Основное дело — самое важное и срочное, средние дела — средней сложности, которые желательно выполнить за сегодня, а мелкие — простые и бытовые задачи. Этот принцип помогает выполнить срочные дела и не забыть про все остальное.

«Съешьте лягушку»

Самая популярная техника тайм-менеджмента из книги «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!» бизнес-тренера Брайана Трейси. Метод предлагает выполнить сложные задачи в первой половине дня, чтобы потом оставшиеся дела казались легкими.

Автор утверждает, если «есть лягушку» по утрам, в жизни будет меньше стресса. Объясняется это тем, что при откладывании дела на потом мы испытываем тревогу и беспокойство, но если мы будем сразу избавляться от трудных задач, то вместе с этим избавимся и от стресса.

Отложите дело на завтра

Так предлагает поступить Марк Фостер в книге «Сделайте это завтра». Автор советует перенести важные дела на следующий день, чтобы сосредоточиться на текущих задачах и избежать стресса.

Фостер советует создать закрытые списки дел на день и разделить новые задачи на три группы: срочная работа, дела, которые нужно выполнить в течение дня и дела, которые можно сделать завтра.

Как расставлять приоритеты

Матрица Эйзенхауэра

34-ый президент США Дуайт Эйзенхауэр придумал систему приоритетов, которую можно представить в виде таблицы, разделенной на четыре квадранта по критериям важности и срочности. В каждый квадрант заносятся задачи в соответствии с их приоритетом:

Важные и срочные дела: написать отчет, сделать фото на паспорт, забрать медицинскую справку

Важные, но несрочные дела: составить план питания на неделю, подготовить презентацию для конференции, купить корм коту

Срочные, но не столь важные дела: отвезти бабушку на дачу

Несрочные и неважные дела: купить палатку и мангал, сходить на спектакль

Этот метод помогает визуализировать список дел, оценить масштабы работы и расставить приоритеты.

Метод ABCDE

Техника распределения задач по приоритету от создателя техники «съешьте лягушку» Брайана Трейси. Составьте список дел, которые необходимо выполнить в течение дня по такому принципу:

A — важнейшие дела с серьезными последствиями;
B — обязательные задачи, но последствия невыполнения не такие серьезные;
C — желательные дела, но их выполнение можно отложить;
D — задачи, которые можно поручить другим;
E — бесполезные, неактуальные или навязанные действия, не приносящие результата.

В итоге у вас получается чек-лист на день и выполнение задач происходит поэтапно, начиная с пункта А и заканчивая делами из группы D.

Принцип Парето или правило 80 на 20

Вильфредо Парето, итальянский социолог и экономист, заметил в 1897 году, что 80% земли в Италии принадлежало только 20% населения. Тогда он сформулировал концепцию, согласно которой причины и следствия распределяются неравномерно.

Принцип в том, что 20% усилий приносят 80% результата, а остальные 80% усилий дают только 20% результата. Это значит, что нужно определить и сосредоточится на самых важных действиях, а в этом помогут вышеперечисленные методы. Так можно достичь большего успеха с меньшими усилиями.

Структурирование: как делить сложную задачу на простые этапы

Структурирование в тайм-менеджменте означает разделение сложных задач на более простые и менее трудоемкие. Основной метод структурирования — это декомпозиция цели, которую ввел уже известный нам Брайан Трейси по методам «съешьте лягушку» и ABCDE. Способов декомпозиции цели много, вот две основные.

Техника «поедания слона»

Слон — огромная задача, которую никак не решать за один подход. Чтобы съесть слона, нужно разделить его на кусочки — подзадачи и «съедать» кусочек за кусочком.

Важно помнить об особенностях слона: его надо есть каждый день и равномерно.

Составление дерева целей и задач

Главная цель в этом дереве — «корень», от него отходят «ветви» первого уровня — блоки работ. Затем от этих ветвей формируются более мелкие ветви — задачи и подзадачи.

Подходит для проектов, которые можно разделить на независимые компоненты. Метод помогает определить, в каких местах требуется больше всего работы, и предоставляет общий обзор процесса.

Как правильно отдыхать во время работы

Чтобы избежать переутомления, важно соблюдать баланс между работой и отдыхом, а для этого нужно грамотно делить время на активные периоды и перерывы. В этом поможет техника Pomodoro, придуманная итальянским студентом Франческо Чирилло еще в конце 1980-х годов.

Поставьте таймер на 25 минут работы, потом отдохните 5 минут. Сделайте четыре таких подхода, а затем устройте длинный перерыв на 20-30 минут. И так по кругу. Техника названа «помидором» в честь кухонного таймера в форме томата у Франческо.

Существует несколько адаптаций этого метода, например, «90 на 30», «52 на 17», суть та же, меняются только цифры. Главное — отдыхать и возвращаться к задаче в определенное время, чтобы техника была эффективной.